Tu flota de vehículos bajo control con Sygel y Odoo
La gestión de una flota de vehículos implica coordinar información técnica, administrativa y operativa. Odoo centraliza todos estos datos en un único módulo, permitiendo tener una visión clara del estado de cada vehículo, sus costes asociados, los mantenimientos realizados y los contratos vigentes.
En esta guía repasamos cada sección del módulo Flota, explicando paso a paso qué puedes hacer en cada área.
Menú principal: Flota
El módulo de Flota reúne todas las funcionalidades relacionadas con la gestión de vehículos: creación del registro, mantenimiento histórico, contratos, costes y configuración general.
A lo largo del artículo se detallan cada una de las secciones clave a las que puedes acceder desde el menú principal del módulo.
Vehículos
Desde este apartado puedes crear y gestionar el registro completo de cada vehículo.
- Ve a Flota > Flota. Se visualizan todos los vehículos registrados en el sistema. La vista por defecto es una vista kanban donde aparecen los vehículos agrupados por estado.
- Para crear un vehículo nuevo, haz clic en Nuevo.
Identificación y clasificación
- Modelo y matrícula: campos principales del vehículo.
- Etiquetas: añade etiquetas personalizadas (por ejemplo: “Comprado”, “Empleado”, “Senior”).
- Categoría: define el tipo de vehículo (ej. Compacto, Industrial…). Para crear nuevas ves a Ajustes → Categorías.
- Estado del vehículo: se gestiona con botones en la parte superior: A pedir, Pedido, Matriculado, Degradado, Reserva, etc.
Conductor
- Conductor actual: persona que actualmente está usando el vehículo. Si no existe, puedes crearla desde aquí (se guarda como contacto, no como empleado).
- Futuro conductor: si ya se sabe quién será el próximo usuario, puede seleccionarse aquí. Aparecerá el botón Aplicar nuevo conductor para ejecutar el cambio cuando corresponda.
- Planificación de cambio: marca esta opción cuando ya hay un cambio de conductor previsto.
- Fecha de asignación: fecha prevista para que el vehículo esté disponible para el nuevo conductor. Si se deja vacío, se considera disponible de inmediato. Compañía: Control multiempresa.
Información técnica y operativa
- Número de bastidor, fecha de matriculación, último odómetro, ubicación física.
- Gerente de flota: responsable interno del seguimiento. Relacionado con el módelo de usuario.
Información fiscal
- Fecha del primer contrato, valor de catálogo, valor de compra, valor residual.
- Fiscalidad: impuestos asociados si aplica (en este ejemplo: caballos de vapor con valor 0,00).
Pestañas adicionales
- Modelo: datos específicos del modelo, como año, color o configuración técnica si no están predefinidos.
- Nota: espacio libre para cualquier apunte adicional.
Accesos directos útiles
- Historial de conductores.
- Contratos asociados.
- Servicios realizados.
- Odómetros registrados.
Contratos y Servicios
¿Qué diferencia un contrato de un servicio? Aunque ambos se gestionan en el módulo de Flotas y están vinculados a un vehículo, son conceptos diferentes:
Contrato
Gasto recurrente y programado
- Representa un acuerdo recurrente en el tiempo.
- Ejemplos: leasing, renting, seguro, póliza de mantenimiento, impuesto de circulación.
- Tiene fecha de inicio y fin, coste recurrente (mensual, anual, diario) y alertas de vencimiento.
- Pensado para dar seguimiento a compromisos contractuales con proveedores.
Servicio
Gasto puntual asociado a una acción concreta
- Se refiere a una intervención puntual realizada sobre el vehículo.
- Ejemplos: reparación tras una avería, cambio de aceite, sustitución de neumáticos, ITV.
- Tiene un coste único asociado a una fecha y proveedor.
- Sirve para llevar el historial de mantenimiento y reparaciones.
Nota sobre vinculación contable
El módulo de Flota en Odoo permite registrar Contratos (leasing, seguros, renting) y Servicios (mantenimientos, reparaciones, ITV). Sin embargo, estos registros no generan asientos contables de forma automática ni se vinculan directamente con el módulo de Contabilidad.
Contratos
En esta sección se gestionan contratos de leasing, renting, seguros u otros acuerdos vinculados a cada vehículo.
- Ve a Flota > Contratos.
- Haz clic en Crear.
- Cumplimenta los siguientes campos:
- Referencia y tipo de contrato (ej. Leasing).
- Proveedor y responsable interno.
- Servicios incluidos (ej. cobertura total, depreciación, registro tributario).
- Fechas de inicio y vencimiento.
- Vehículo asociado y conductor vinculado.
- Costes: coste de activación + coste recurrente (diario, mensual, anual).
- Términos y condiciones.
Puedes activar alertas para recibir notificaciones antes del vencimiento.
Servicios
Sección destinada al registro de mantenimientos y reparaciones, ya sean programadas o puntuales:
- Ve a Flota > Contratos.
- Haz clic en Crear.
- Cumplimenta los siguientes campos:
- Descripción del servicio (ej. reparación).
- Tipo de servicio: reparación, mantenimiento, revisión, etc.
- Fecha y proveedor.
- Vehículo y conductor actual.
- Coste y valor del odómetro en el momento del servicio.
- Notas para observaciones adicionales.
Este historial se asocia automáticamente al vehículo para su trazabilidad.
Odómetros
Es la herramienta para el control manual de las lecturas de kilometraje por fecha:
- Ve a Flota > Odómetros.
- Haz clic en Crear.
- Registra:
- Cada línea muestra: fecha, vehículo, conductor y valor registrado.
Este dato se usa para análisis de uso y planificación de mantenimientos.
Informes
En los informes de costes se visualizan todos los gastos relacionados con los vehículos.
Accede a ellos siguiendo la ruta Flota > Informes > Costes.
Funciones
- Filtra por vehículo, proveedor, tipo de gasto o fecha.
- Consulta costes totales o por periodo.
Ajustes
Define las opciones activas del módulo desde Flota > Configuración > Ajustes.
También puedes personalizar alertas de fecha para finalizaciones del contrato, especificando el número de días de antelación para recibir el aviso:
“Enviar una alerta X días antes de la fecha de finalización”.
Modelos
Agrupa los datos estructurales del parque móvil desde la ruta:
- Flota > Configuración > Modelos.
Aquí puedes definir y mantener:
- Fabricantes (ej. Toyota, Renault).
- Modelos (ej. Corolla, Kangoo).
- Categorías (por uso, tipo de vehículo, departamento, etc).
Tipos
Añade nuevos tipos para asignar en servicio:
- Flota > Configuración > Tipos.
Aquí puedes definir y mantener:
- Nombre (ej. Cobertura total o Alineación de neumáticos).
- Categoría: establecemos si es aplica un Contrato o Servicio.
Estado y etiquetas
En estos puntos de menú podemos definir nuevos estados/etiquetas para los vehículos o modificar los registros ya existentes.
Accede a ellos siguiendo las rutas:
- Flota > Configuración > Estado.
- Flota > Configuración > Etiquetas.
Ventajas
Odoo ofrece un módulo de Flota muy completo y fácil de usar que permite centralizar toda la información clave de los vehículos: desde la asignación de conductores hasta los contratos, costes y servicios realizados. Aunque no genera contabilidad automáticamente, sí permite una gestión documental, operativa y organizativa muy eficaz.
Al configurarlo correctamente, las empresas pueden mejorar el control interno, planificar mejor los mantenimientos, evitar incumplimientos contractuales y tener siempre la información del vehículo actualizada y disponible.
Tu flota bajo control con Sygel y Odoo