Contratos marco y licitaciones en Odoo
Controlar los costes, negociar condiciones estables y comparar ofertas entre proveedores es clave para cualquier empresa que quiera mejorar su gestión de compras.
Desde Sygel te mostramos cómo aprovechar en Odoo dos herramientas que responden a necesidades distintas pero complementarias para lograrlo:
Los contratos marco (órdenes abiertas): para establecer condiciones con proveedores recurrentes.
Las licitaciones (solicitudes de cotización alternativas): para comparar ofertas y seleccionar la más ventajosa.
Ambas funcionalidades están disponibles desde el módulo de Compras y forman parte de la configuración estándar de Acuerdos de compra de Odoo.
Configuración inicial
Tanto los contratos marco como las licitaciones se activan desde el mismo lugar:
- Ve a Compras > Configuración > Ajustes.
- Activa la opción Acuerdos de compra.
- Activa la opción de Alternativas de compra.
- Haz clic en Guardar.
Esto habilita:
El menú Compras > Pedidos > Pedidos abiertos para contratos marco.
La pestaña Alternativas en solicitudes de presupuesto y pedidos, para gestionar licitaciones.
La activación de alternativas puede variar según las versiones empleadas. En las versiones 16.0 y 17.0 se encuentra integrada con la activación de acuerdos de compra mientras que en la versión 18.0 dispone de un subapartado específico.
Contrato marco
Un contrato marco, conocido en Odoo como orden abierta, es un acuerdo con un proveedor que fija condiciones de compra (precios, cantidades y fechas) para un período determinado. No genera una orden de compra inmediata, pero sirve como base para crear solicitudes conforme se necesiten los productos.
Principales usos
Precios y condiciones estables en el tiempo
Planificación de entregas periódicas o compras fraccionadas
Reducción de tareas administrativas repetitivas
Compras recurrentes de material de embalaje, materias primas, etc.
Configuración
- Ve a Compras > Pedidos > Pedidos abiertos
- Haz clic en Nuevo.
- Selecciona el tipo de acuerdo de compra Pedido abierto.
- Completa los datos:
- Proveedor sujeto al acuerdo.
- Productos.
- Cantidades acordadas.
- Precios pactados.
- Fecha de validez del acuerdo.
- Confirma el contrato. Así se actualizará la información de la ficha del producto, añadiendo el acuerdo y su tarifa.
- Recuerda cerrar el contrato una vez sobrepasadas las fechas de validez del acuerdo.
Creación de pedidos
Una vez has confirmado un contrato marco (orden abierta), existen dos formas principales de generar pedidos de compra en Odoo: de forma manual, desde el propio acuerdo, o mediante integración automática usando reglas de reabastecimiento.
Manual
Desde el acuerdo:
- Accede al contrato desde Compras > Pedidos > Pedidos abiertos.
- Haz clic en Nueva solicitud de presupuesto.
- Se copiarán automáticamente los productos, cantidades y condiciones del acuerdo.
- Finaliza y envía la solicitud al proveedor.
También puedes vincular un acuerdo de compra manualmente desde un pedido ya creado, seleccionándolo en el campo Acuerdo de compra del formulario.
Integración automática
Cuando un producto está configurado con rutas específicas, Odoo puede utilizar automáticamente un contrato marco de compra si se cumplen las siguientes condiciones:
- El producto tiene asignada la ruta de Comprar.
- El acuerdo de compra (contrato marco) está activo.
Ante una necesidad de reabastecimiento (por ejemplo, al alcanzar el mínimo de stock), Odoo ejecuta los siguientes pasos:
- Detecta la necesidad de reposición.
- Genera una solicitud de presupuesto (RFQ) usando el proveedor definido en el contrato marco.
- Asocia el documento de origen, como un pedido de venta o una orden de reabastecimiento, según las rutas definidas.
- Aplica automáticamente el precio y condiciones comerciales establecidos en el contrato marco.
- Vincula la solicitud de compra al contrato marco, garantizando trazabilidad y cumplimiento.
Esta funcionalidad permite automatizar el proceso de compras, asegurando coherencia en precios y condiciones negociadas previamente.
Licitaciones
Una licitación o solicitud de cotización alternativa es un proceso que permite solicitar y comparar ofertas de varios proveedores para una misma necesidad de compra, con el objetivo de seleccionar la propuesta más ventajosa en términos de precio, condiciones o plazos de entrega.
Desde la versión 16.0, Odoo incorpora una funcionalidad más ágil y visual: la creación de alternativas directamente desde la solicitud de presupuesto. Este nuevo enfoque convive con el sistema tradicional de pedidos abiertos de tipo licitación (Call for Tender), ofreciendo así varias formas de gestionar compras competitivas según las necesidades de cada empresa.
En esta guía nos centramos en el método basado en alternativas, ya que está mejor integrado en el flujo habitual de compras y facilita una comparación directa por producto, lo que permite tomar decisiones más rápidas.
Principales usos
Compras puntuales y/o de importes elevados
Compras sin proveedor predefinido
Comparativa directa entre diferentes opciones
Compras técnicas o específicas que requieren evaluar varias condiciones
Creación
Crea un nuevo presupuesto de compra desde el menú Compras > Pedidos > Solicitudes de presupuesto y/o Pedidos de compras.
Completa los datos necesarios: proveedor, productos, cantidades, fechas previstas, etc.
Accede a la pestaña de Alternativas, dentro de la solicitud del presupuesto.
Pulsa el botón de Crear alternativa.
Selecciona el proveedor que deseas incluir en la comparativa de precios y marca la casilla de Copiar productos.
Envía las solicitudes de presupuesto a todos los proveedores seleccionados.
Gestión mediante Alternativas
Puedes gestionar cualquier licitación a través de la pestaña Alternativas:
- Recopila las respuestas de los proveedores y regístralas en el sistema. Cuando estén disponibles, accede a la pestaña Alternativas en la vista de la licitación y haz clic en Comparar líneas de producto.
- Compara las líneas de producto. Accederás a una vista en la que podrás comparar todos los precios y fechas de entrega previstas de cada proveedor, agrupados por producto.
- Selecciona la mejor oferta. Elige la propuesta que mejor se ajuste a tus criterios (precio, tiempo de entrega, calidad, etc.).
- Odoo ajusta automáticamente las cantidades. Una vez elegido el producto del mejor presupuesto, Odoo pone automáticamente a cero las cantidades de ese producto en el resto de las solicitudes de presupuesto asociadas a la misma licitación.
- Confirma el pedido de compra del proveedor elegido.
- Decide qué hacer con las demás cotizaciones. Una vez confirmado el pedido de compra, Odoo te solicitará que elijas entre dos opciones:
- Cancelar el resto de solicitudes de presupuesto. Esta acción anula todas las órdenes de compra restantes vinculadas a la licitación.
- Mantenerlas activas. Te permite seguir gestionando otras compras derivadas de la misma licitación. Esta opción es ideal cuando deseas aprobar presupuestos parciales de distintos proveedores para una misma necesidad.
Comparativa
Características principales | Contrato Marco Orden abierta | Licitación Alternativas |
| Relación con proveedor | Estable y recurrente | Variable y competitiva |
| Generación de compra | Parcial, según necesidad | Una vez se elige la mejor oferta |
| Número de proveedores | Uno | Varios |
| Uso principal | Materias primas, compras periódicas | Compras técnicas, grandes volúmenes |
| Control de condiciones | Alto, previamente pactadas | Alto, tras análisis comparativo |
Ventajas
El uso de contratos marco y licitaciones tiene múltiples ventajas. Ambas son herramientas poderosas para estructurar el proceso de compra en Odoo: la primera te ofrece previsión y control a largo plazo; la segunda, flexibilidad y capacidad de negociación.
Ambas funcionalidades se integran activan desde un único ajuste: los acuerdos de compra.
Gestionar tus compras con contratos marco y licitaciones en Odoo te permitirá:
- Automatizar procesos y reducir errores.
- Controlar mejor los costes y el stock.
- Tomar decisiones con datos en tiempo real.
- Centralizar toda la relación con proveedores en un solo sistema.